Vorgänge|
<< Click to Display Table of Contents >> Navigation: Software Description > Software Functions >
|
Neben der Stein-Verwaltung (Stammdatenverwaltung) stellen die Vorgänge den zweiten wesentlichen Grundpfeiler von eXtra4<gemID> dar.
In der Vorgangsarten-Verwaltung können aktuell bis zu 8 Vorgangsarten angelegt werden um Geschäftsfälle mit Edelsteinen abzubilden.
Insbesondere die Vorgangslisten können über individuelle SQL-Abfragen auch komplexe Vorgänge bei Edelsteingeschäften abbilden. Besonderes Augenmerk wurde dabei auf die Zollabwicklung für Messen in aussereuropäischen Ländern gelegt.
Theoretischer Hintergrund
eXtra4<gemID> betrachtet Vorgänge als Entnahme von Artikeln aus dem Hauptlager und Zuweisung an einen neuen ggf. temporären (zeitlich beschränkten) Lagerort.
Die Lagerorte werden durch die Bezugsadresse repräsentiert, wie z.B.
- die Adresse einer Messe für einen Messe-Vorgang
- die Adresse eines Kunden/Interessenten für einen Auswahl-Vorgang
- die Adresse eines Kunden für einen Verkaufs-Vorgang
- die Adresse eine Vertreters/Aussendienstmitarbeiters für einen Reise-Vorgang
Somit können Vorgänge als Umlagerungsvorgänge betrachtet werden. Werden einem Vorgang Artikel hinzugefügt, so werden diese im Vorgang mit dem Status "Verfügbar im Vorgang" angezeigt. Im Hauptlager, aus dem der Stein entnommen wurde, ist der Stein zwar nicht gelöscht, weil er sich noch im Eigentum des Unternehmens befindet, ist aber gekennzeichnet mit dem Hinweis, dass sich der Stein aktuell in einem "aktiven" Vorgang befindet.
Beim Abschluss eines Vorganges wird den Steinen der aus dem Vorgang resultierende Status zugewiesen.
Z.B. werden von einer Messe zurückkehrende Steine einfach hintereinander gescannt und erhalten dabei den Status "Zurück ins Hauptlager"
Nachvollziehbarkeit
Die wichtigste Funktion im Qualitätsmanagement ist die Nachvollziehbarkeit von Vorgängen.
Aus diesem Grund werden Vorgänge abgeschlossen und nicht gelöscht, Artikel verbleiben in einem abgeschlossenen Vorgang mit einem entsprechenden Status-Level, der den Verbleib des Artikel nach Abschluss des Vorgangs nachvollziehbar macht.
Auf diese Weise ist es auch möglich eine Stein-Historie zu erstellen, die aufzeigt, in welchen Vorgängen der Stein unterwegs war.
Vorgangsabschnitte
Edelsteinvorgänge können eine enorme Komplexität aufweisen. Deshalb ist die Abwicklung eines Vorganges in 3 Abschnitte gegliedert
1.) Vorgangsverwaltung
Der erste Schritt bei der Verwaltung von Edelstein-Vorgängen ist das Beschicken des Vorganges mit Stein-Artikeln, Sets und ggf. auch mit Containern (Laden) für Messen und den Aussendienst. Dabei werden diese Objekte dem Hauptlager entnommen und dem Vorgang zugeordnet.
Im Artikelverzeichnis ist somit stets nachvollziehbar, wo sich ein Artikel befindet, wenn er nicht mehr im Hauptlager vorhanden ist. In diesem Vorgangsabschnitt werden auch die der Vorgangsabwicklung zugehörigen Papiere (Lieferscheine, Zollanmeldungen etc.) gedruckt.
2.) Verzollung
Für alle Vorgänge, die eine Warenbewegung in Drittländern beinhalten, können hier die entsprechenden Listen mit den Werten (Anzahl Steine, Carat-Summen) der einzelnen Zolltarifnummern erstellt werden
3.) Vorgangsbestandskontrolle
Während bei Verkaufsvorgängen die Bestandskontrolle nur einmal vor dem Warenausgang erfolgt, findet die Bestandskontrolle bei Kommissionen bereits zweimal statt. Beim Warenausgang und dem Rückeingang der Kommission als Ganzes oder in Teilen.
Bei Messebeschickungen oder Aussendienstvorgängen kann die Bestandkontrolle sogar sehr häufig erfolgen. Z.B. am Ende eine Messe oder Reisetages und die Vollständigkeit des Bestandes und auch die Zuordnung der Artikel zu Ihren Aufbewahrungsorten (Container) zu prüfen.
4.) Vorgangsabschluss
Während bei einem Verkaufsvorgang die Stein-Artikel regelmässig beim Kunden verbleiben, kommen aus Messe-, Aussendienst- und Kommissions-Vorgängen Artikel wieder zurück ins Hauptlager.
Die Rückbuchung dieser Steine und die Ausbuchung von im Vorgang verkauften oder kommissionierten Artikel findet im Vorgangsabschluss statt.